Comment recruter des clients et gérer ses dossiers de domiciliation sur DOMiCiLi ?
- Référencer son offre domiciliataire sur DOMiCiLi, combien ça coûte ?
- Comment créer un compte Domiciliataire ?
- Comment renseigner son offre Domiciliataire pour apparaître dans l’Annuaire ?
- Comment présenter son offre pour recevoir des demandes clients, sans pour autant utiliser les outils DOMiCiLi ?
- J’ai reçu une demande client, comment l’instruire dans DOMiCiLi ?
- J’ai reçu une demande client, mais je n’ai pas encore de compte DOMiCiLi ?
- Comment connecter un compte Stripe pour recevoir les paiements ?
- Comment installer l’app DOMiCiLi (android) et scanner les courriers clients ?
- Comment atteindre l’objectif de 100% de dossiers conformes ?
- Comment accéder à l’ensemble de mes dossiers clients ?
- Quels sont les statuts successifs des dossiers clients (cycle de vie des contrats) ?
- Que se passe-t-il suite à un échec de prélèvement automatique ?
- Que se passe-t-il suite à plusieurs échecs de prélèvement automatique (recouvrement) ?
- Pourquoi et comment planifier une date de résiliation de contrat à 3 mois ?
- Comment supprimer une date planifiée de résiliation de contrat ?
- Pourquoi et comment résilier un contrat avec effet immédiat ?
- Comment exporter la liste des dossiers clients pour remplir vos obligations déclaratives ?
- Comment gérer les mêmes dossiers avec plusieurs utilisateurs ?
- Comment fournir les pièces requises à un client souhaitant faire une procuration postale ?
- Comment fournir une attestation de domiciliation à vos clients actifs ?
- Comment tenir le registre obligatoire RBE ?
- Comment télécharger en bloc les factures d’un mois ou d’une année ?
- Comment envoyer un email à un groupe de client ?
- Comment gérer les numéros de boite aux lettres ?
Référencer son offre domiciliataire sur DOMiCiLi, combien ça coûte ?
L’inscription sur DOMiCiLi est gratuite pour les domiciliataires. Votre page dédiée est publiée en ligne, vous recevez des demandes clients que vous pouvez choisir de gérer ou non sur la plate-forme.
Seuls les dossiers que vous gérez en ligne occasionnent une commission de 20% sur les paiements réalisés. Cette commission comprend les frais Stripe : vous recevez donc 80% du montant facturé, net de frais, sur votre compte Stripe connecté.
Comment présenter son offre pour recevoir des demandes clients, sans pour autant utiliser les outils DOMiCiLi ?
Si vous souhaitez simplement recevoir des demandes clients sans pour autant les gérer sur DOMiCiLi (suivi des justifs, contrat électronique, prélèvements et facturation automatisés), vous pouvez vous contenter de renseigner votre offre en omettant les 2 dernières étapes.
Ainsi vous recevrez les éventuelles demandes de contrat par email, puis pourrez en prendre connaissance sur DOMiCiLi et les traiter séparément avec vos outils habituels.
J’ai reçu une demande client, mais je n’ai pas encore de compte DOMiCiLi
Si vous avez reçu une demande de domiciliation via la plate-forme DOMiCiLi sans avoir encore votre compte : créez un compte puis contactez nous en précisant que vous avez déjà une demande client. Notre équipe ajoutera ladite demande client sur votre nouveau compte.
Comment connecter un compte Stripe pour recevoir les paiements ?
Vous avez créé votre compte et référencé votre offre. Pour pouvoir encaisser vos honoraires, soit lors du 1er paiement à l’ouverture d’un contrat, soit lors des prélèvements mensuels, il vous faut utiliser un compte Stripe, existant ou à créer préalablement.
Dans le menu « Stripe Connect » de votre console domiciliataire, cliquez sur « Se connecter avec Stripe » et suivez le guide.
Comment atteindre l’objectif de 100% de dossiers conformes ?
DOMiCiLi intègre nativement un Assistant conformité qui automatise les règles de bonne gestion en matière de conformité réglementaire des dossiers. La conformité fait partie intégrante des obligations du métier de la domiciliation et garantit la tranquillité en cas de contrôle des services compétents. La responsabilité des domiciliataires est engagée en cas de défaillance sur ce chapitre du formalisme administratif.
Au coeur de la conformité se trouvent les règles de gestion des pièces exigées, dont la fourniture et la mise à jour varient dans chaque cas de figure en fonction de la situation de chaque dossier. Une fois les pièces obligatoires initiales collectées et validées commence leur mise à jour, laquelle déclenchée soit par l’immatriculation de la nouvelle personne morale en cas de création, soit par l’expiration de la validité des pièces, soit encore par le renouvellement sur une périodicité donnée. Ces règles de gestion constituent le moteur de la plate-forme DOMiCiLi pour prévenir tout risque.
La notification des clients par email & SMS pour la bonne tenue de leur dossier permet de les alerter sur les obligations relatives à leur contrat de domiciliation. Le domiciliataire est systématiquement mis en copie de toute notification à ses clients, afin de pouvoir intervenir en cas de besoin pédagogique.
En conséquence la plate-forme peut aller jusqu’à résilier automatiquement certains dossiers pour non-conformité des pièces justificatives – ceci après notifications et rappels d’alerte aux clients, lorsqu’aucune suite n’est donnée à ces demandes. Cette politique responsabilise les domiciliés sur leurs obligations en la matière.
Comment accéder à l’ensemble des dossiers clients ?
L’ensemble des dossiers clients est affiché sur la section Mes Clients de votre compte Domiciliataire.
Une fois dans la section Mes Clients, la liste des dossiers est affichée avec pour chaque dossier :
- Raison sociale, nom du signataire et SIREN
- Icone carte identité : nom prénom & adresse du signataire, telles que déclarées par le client. Seul votre client peut modifier ces infos (il vous incombe de signaler toute erreur audit client)
- Email et téléphone
- Statut du dossier
- Lien Structure : toutes les infos relatives à la personne morale
- Lien Contrat : le contrat à signer ou signé
- Lien Messagerie : pour envoyer un email au client
- Lien Justificatifs : vers la gestion des justificatifs du dossier
- Lien Prélèvement : vers le prélèvement du dossier
- Lien Enveloppes ou Lettres : scan du courrier, ouvert ou non en fonction de la formule Numérisation ou Enlèvement
Les statuts inactifs sont grisés, comme par exemple les dossiers classés sans suite ou résiliés.
Quels sont les statuts successifs des dossiers clients ?
Les statuts gérés par DOMiCiLi correspondent au cycle de vie des contrats de domiciliation, depuis la 1ère demande jusqu’à la résiliation du contrat.
- Dossier en attente d’acceptation ou de classement (S1)
- Dossier accepté, en attente de paiement du DOMiCiLié (S2)
- Dossier classé sans suite (S3a) ou expiré suite paiement non reçu (S3b)
- Dossier en cours de paiement ou de signature (S4)
- Minimum légal trois mois, avant premier prélèvement (S5)
- Prélèvement actif (S6)
- Prélèvement actif attente expiration (S7)
- Prélèvement en retard (S8)
- Prélèvement en recouvrement (S9)
- Demande résiliation en attente d’acceptation Domiciliataire (S10)
- Prélèvement résilié (S11)
Que se passe-t-il suite à un échec de prélèvement automatique ?
Les échecs de prélèvement sont dus soit au manque de fonds sur la CB, soit à son expiration.
Le client domicilié et son domiciliataire reçoivent une notification par email de statut « Prélèvement en retard ».
Le client est invité à vérifier ou changer son moyen de paiement sur son compte DOMiCiLi, et éventuellement à déclencher le paiement manuellement depuis son compte.
Tant que le paiement ne sera pas encaissé, la plate-forme réitère ses essais de prélèvement automatique successifs à qqs jours d’intervalles.
NB : contrairement aux échecs de prélèvements SEPA souvent pénalisés par les banques, les échecs de prélèvements DOMiCiLi ne génèrent aucun frais ou pénalité bancaire ni par Stripe ni par DOMiCiLi. Seul le traitement manuel des dossiers en recouvrement peut occasionner des indemnités pour frais de recouvrement.
Que se passe-t-il suite à plusieurs échecs de prélèvement automatique ?
En cas d’échecs successifs de paiement, un prélèvement est susceptible d’être suspendu par Stripe qui juge de la probabilité de réussite des débit de CB et peut abandonner les tentatives de prélèvement d’une CB.
Le dossier passe alors en statut ‘Recouvrement‘, c’est à dire que les tentatives de prélèvement automatiques sont interrompues, et que le compte devra être réactivé. Le client domicilié ne peut plus accéder à toutes les fonctionnalités de son compte tant que le dossier n’est pas réactivé par son domiciliataire.
Le Domiciliataire dispose de 14 jours pour convenir avec le Domicilié de la suite à donner à cet impayé. Il est nécessaire de prendre contact pour essayer de comprendre la raison des échecs de paiement. Il est alors possible soit de changer de moyen de paiement pour continuer la vie du contrat, soit de prévoir la résiliation de son contrat dans 3 mois, ce qui laissera au Domicilié le temps de changer d’adresse.
Quelle que soit la solution convenue, le Domiciliataire est en droit d’exiger une indemnité forfaitaire de recouvrement au titre de son intervention, par exemple en créant un lien de paiement sur Stripe à envoyer par email au client. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement a été fixée à 40 € par le décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012.
Si le Domiciliataire est satisfait de la suite donnée à cet impayé par le client, il doit aller sur le dossier du client et cliquer sur le lien qui s’affiche sur le statut Recouvrement pour accéder à la page « Statut Recouvrement ». Sur cette page cliquer le bouton « Réactiver ce dossier » : les prélèvements automatiques recommenceront comme pour tout dossier normalement actif, et le client pourra à nouveau accéder à son compte.
Pourquoi et comment planifier une date de résiliation de contrat à 3 mois ?
Une résiliation à l’initiative du domiciliataire après négociation avec le domicilié peut être nécessaire dans les cas suivants :
- Le domicilié ne met pas à jour ses justificatifs obligatoires malgré des demandes répétées : son contrat est juridiquement inconforme ;
- Le domicilié est en statut recouvrement suite à plusieurs échecs de paiement et de futurs impayés sont probables ;
- Le domicilié ne prend pas régulièrement connaissance de son courrier et est par conséquent suspecté de ne pas gérer convenablement sa société.
Ce lien n’est pas affiché pour les clients en Recouvrement.
Si les parties ont convenu de résilier le contrat, le Domiciliataire doit aller dans ledit dossier à la page « Date de résiliation » symbolisée par le calendrier à côté du statut client. Une fois sur cette page, cliquer sur le bouton ‘Ajouter une date de résiliation‘.
Pour laisser le temps au domicilié de changer d’adresse, une date de résiliation est obligatoirement fixée la veille du 4° prélèvement mensuel à venir. Ainsi le domicilié dispose d’un délai minimum de 3 mois pour faire ses démarches de changement d’adresse.
Comment supprimer une date planifiée de résiliation ?
Ce lien n’est pas affiché pour les clients en Recouvrement.
En cas de changement d’avis, le Domiciliataire peut aller sur la page « Résiliation » pour annuler une date planifiée de résiliation.
Ainsi le contrat reprend sa vie de plein droit sans date de fin planifiée.
Pourquoi et comment résilier un contrat avec effet immédiat ?
La résiliation avec effet immédiat peut être nécessaire dans 2 cas de figure :
- à l’initiative du client, après qu’il ait fourni un Kbis attestant d’une nouvelle adresse de domiciliation ;
- à l’initiative du Domiciliataire, si le client a fait un ou plusieurs impayés et est suspecté de ne pas avoir l’intention de payer : la résiliation unilatérale du contrat met le domicilié dans l’illégalité puisque ses courriers seront retournés avec la mention NPAI ; le Domiciliataire est alors tenu d’informer le greffe local selon les modalités convenues (chaque greffe ayant des procédures spécifiques en la matière).
Pour résilier un contrat avec effet immédiat (aucun prélèvement ne sera plus effectué), le Domiciliataire doit aller dans la section ‘Mes Prélèvements’ puis ouvrir la page du prélèvement en question. Un bouton « Annuler le prélèvement » permet de résilier immédiatement. Attention, cette résiliation immédiate ne pourra plus être annulée.
Le contrat de domiciliation reste valide jusqu’à la fin du mois du dernier paiement (date de réception du dernier paiement + 30 jours).
Comment exporter la liste des dossiers clients pour remplir vos obligations déclaratives ?
Pour exporter une sélection de dossier, choisir un Statut dans la section Mes Clients. En bas de la liste affichée cliquer sur « Télécharger ces dossiers clients ».
cliquer sur le bouton « Télécharger ces dossiers clients » pour obtenir une liste au format CSV
Cet export est utile en particulier pour honorer les obligations déclaratives envers votre greffe et votre SIE (aux fins d’établissement de la CFE).
Les informations essentielles sont les dates de début de contrat, dates de fin de contrat, les n° SIREN ou encore la conformité des justificatifs essentiels.
NB : les justificatifs clients ne sont pas exportés avec cette opération.
Comment gérer les mêmes dossiers avec plusieurs utilisateurs ?
Pour une même adresse de domiciliation vous pouvez créer plusieurs utilisateurs qui accèdent aux mêmes clients.
Le compte principal est
- l’unique signataire des contrats numériques
- le seul responsable de la mise à jour des justificatifs domiciliataires.
Les comptes secondaires peuvent effectuer toutes les opérations, à l’exception de la signature numérique et de la gestion des justificatifs. Par exemple un compte secondaire peut être responsable de scanner les courriers avec l’app.
Les différents comptes d’une même adresse de domiciliation reçoivent les mêmes notifications.
Une fois votre compte principal validé, créer un compte supplémentaire et contactez nous pour demander son rattachement à votre compte principal.
Dans le cas où vous gérez plusieurs adresses, il vous faudra créer autant de comptes principaux que de bureaux, avec un agrément préfectoral et un signataire pour chaque compte principal.
Comment fournir les pièces requises à un client souhaitant faire une procuration postale ?
Les clients domiciliés sont tenus de faire une procuration postale à votre bénéfice. A cette fins ils doivent fournir à la Poste votre Kbis et CNI de la personne habilitée.
Ces pièces ainsi que le formulaire postal sont accessibles sur tout compte Domicilié en statut actif, à la rubrique Mon dossier \ Comment obtenir ma procuration ?
Comment fournir une attestation de domiciliation à vos clients ?
Les clients en statut actifs peuvent télécharger une attestation datée du jour courant dans leur compte à la rubrique « Mon dossier \ Télécharger une attestation »
Comment tenir le registre obligatoire RBE ?
Vous devez tenir à jour un registre des bénéficiaires effectifs. DOMiCiLi vous permet de spécifier cette information client par client, afin de pouvoir éditer votre RBE à tout moment, par exemple à l’occasion d’un contrôle.
Comment télécharger en bloc les factures d’un mois ou d’une année ?
Vous avez émis des centaines de factures que votre comptable vous réclame ? Dans le menu « Mes Factures », téléchargez en une fois toutes les factures PDF émises pendant le mois ou l’année requise.
Comment envoyer un email à un groupe de client ?
Annonce importante et collective ? Pour envoyer un email groupé à l’ensemble de vos clients ou à des clients d’un statut donné : page Messagerie \ « Envoyer un message à un groupe clients »
Comment gérer les numéros de boites aux lettres ?
Vous avez un grand nombre de boites aux lettres ? Enregistrez les numéros de boîtes aux lettres client par client, afin que la personne scannant les enveloppes ou courriers trouve facilement la bonne boîte directement dans l’app Android DOMiCiLi.
