Entreprendre,
tout simplement

La plateforme DOMiCiLi est née d’un constat simple : l’industrie de la domiciliation d’entreprise est restée relativement artisanale. D’une part les pratiques commerciales ne sont pas standardisées : honoraires hétéroclites sur options multiples, augmentation importante des tarifs au cours de la vie des contrats, conditions des contrats parfois opaques, etc. D’autre part, les nouvelles technologies restent sous utilisées faute d’investissement et de partage des bonnes pratiques.

Le problème : comment normaliser les prestations et utiliser au mieux les leviers numériques, tout en gardant un esprit de boutique à taille humaine ?

La première plateforme de domiciliation numérique

Et voici DOMiCili ! La première plateforme qui rapproche Domiciliataires et Domiciliés autour d’une charte de bonnes pratiques tout autant techniques que commerciales :

• Signature de son contrat de domiciliation en ligne sous forme électronique
• Mise à disposition du courrier sur une boite postale cloud dédiée avec océrisation et indexation des courriers
• Sans engagement au-delà du minimum légal de 3 mois
• Aucun frais de constitution de dossier, de résiliation ou d’affranchissement ; les éventuelles réexpédition de colis étant cependant facturées en sus du forfait
• Facturation dématérialisée
• Assistance pour mise à jour des pièces justificatives légales

Profitez non seulement du service de numérisation mais aussi des avantages d’un contrat normalisé ! Avec DOMiCiLi, vous avez la garantie d’une domiciliation à la fois numérique et transparente.

La standardisation de l’offre s’articule autour de 2 formules simples.

DOMiCiLi standardise l’industrie de domiciliation commerciale, non seulement d’un point de vue des prestations techniques mais aussi et surtout d’un point de vue commercial. Les enjeux ? Confiance & transparence !

La formule “Numérisation”

• Votre domiciliataire ouvre et scanne votre courrier ; après l’opération de scan, le domiciliataire n’a plus accès au contenu pour préserver la confidentialité
• Vous recevez une notification SMS avec extrait du courrier et une notification email avec en PDF le contenu océrisé du courrier
• Le courrier archivé sur votre compte DOMiCiLi : véritable base documentaire en ligne historisant vos courriers
• Le contenu du courrier est indexé : la recherche en plein texte parmi les courriers reçus est immédiate
• Le courrier au format PDF est optimisé : avec < 50 Ko par page PDF, fini les pièces jointes qui consomment tout l’espace des boites email
• Enfin et surtout, votre domiciliataire réexpédie votre courrier original à chaque fin de mois

La formule “Enlèvement”

• Pour récupérer votre courrier, vous vous déplacez chez votre domiciliataire
• Lors de la réception d’un courrier, l’enveloppe est scannée et vous êtes notifiés de la réception par SMS et email
• Vous voyez ainsi s’il s’agit d’un courrier important : vous ne vous déplacez pas pour rien

La charte commerciale

Avec DOMiCiLi, domiciliez vous l’esprit tranquille ! Contrairement à certaines pratiques courantes qui consistent à afficher des prix de base attractifs puis d’y ajouter des prestations ou augmentations, DOMiCiLi s’engage sur des principes simples et clairs :

• dès que vous avez fourni la preuve de votre changement d’adresse (par exemple Kbis avec nouvelle adresse), résiliez votre contrat en un clic depuis votre espace DOMiCiLi : inutile d’envoyer un courrier recommandé. La résiliation est effective à la fin du mois courant
• aucun frais cachés, ni lors la résiliation ni pour aucune option
• augmentation annuelle automatique de la redevance mensuelle, strictement limitée à l’inflation – c’est-à-dire l’indice IPC habituellement publié au mois de janvier par l’INSEE

Les justificatifs obligatoires

Avant la souscription de votre contrat, les justificatifs légaux vous sont demandés :

• Pièce d’identité du signataire ; dans le cas de nationalité hors UE, Carte de Séjour + Passeport ; et dans le cas du signataire n’étant pas gérant ou président : ajouter la pièce d’identité du gérant ou président
• Justificatif de domicile ; en cas d’hébergement par un tiers, pièce d’identité de l’hébergeant
• Kbis dès que disponible, soit lors de la souscription soit dès son obtention (pour les structures en cours d’immatriculation)
• Statuts dès que disponibles
• Procuration La Poste au bénéfice de votre domiciliataire, afin qu’il puisse récupérer vos courriers Recommandés avec Accusés de Réception

La collecte de ces pièces est une obligation légale. Les défaillances du Domiciliataire à les collecter et les tenir à jour rend votre domiciliation susceptible d’être remise en question en cas de contrôle des autorités. C’est pourquoi DOMiCiLi vous notifie pour les fournir dès que possible puis les mettre à jour dès avant leur expiration.

Si vous êtes un agent

Vous pouvez créer un compte avec votre email et renseigner téléphone et email de votre client qui sera signataire du contrat. Attention, vous ne pouvez pas remplacer votre client pour signer son contrat de domiciliation.

DOMiCiLi n’est pas adapté si vous

En raison de la standardisation des services, les Domiciliataires peuvent offrir leur meilleur prix. Si vous êtes dans un cas particulier, DOMiCiLi n’est alors pas adapté et vous devez vous adresser à un domiciliataire fournissant des prestations sur mesure, par exemple pour :

• recevoir, stocker et réexpédier de nombreux colis : les Domiciliataires ne sont pas équipés pour cette prestation
• recevoir et numériser des courriers volumineux : avec DOMiCiLi, seules les 10 premières pages de vos courriers seront scannées

Si vous êtes dans un de ces cas particuliers et souhaitez tout de même utiliser les services DOMiCiLi : pour les livraisons ponctuelles de colis ou de courriers volumineux, vous pouvez simplement fournir une adresse différente de votre adresse de domiciliation.

L’ambition DOMiCiLi est de standardiser l’industrie de domiciliation commerciale, non seulement d’un point de vue des prestations techniques mais aussi et surtout d’un point de vue commercial. Les enjeux ? Confiance & transparence !

Laurent, CTO

L’offre DOMiCiLi, c’est

• des services packagés dans deux formules standardisées “Enlèvement” et “Numérisation” répondant à 90% des besoins clients
• un contrat transparent pour simplifier la relation et créer de la confiance ; avec l’ajout de conditions particulières en complément du contrat standard, vous gardez la liberté de préciser les conditions propres à votre service
• une appli dédiée Domiciliataires pour numériser les courriers clients : dès réception, scannez c’est notifié !
• pour vos clients formule “Enlèvement”
  • scannez juste l’enveloppe : ils sont notifiés de la réception
  • ils voient s’il s’agit d’un courrier important et ne se déplacent pas pour rien dans vos locaux
• pour vos clients formule “Numérisation”
  • scannez le contenu du courrier : ils reçoivent le contenu du courrier océrisé
  • le contenu du courrier est indexé : la recherche en plein texte parmi les courriers reçus est immédiate
  • le fichier est optimisé : avec < 50 Ko par page PDF, fini les pièces jointes qui consomment tout l’espace des boites email
  • réexpédiez les courriers en fin de mois
• les notifications clients sont envoyées par SMS et / ou email
• gestion automatique de la conformité réglementaire avec notifications client avant l’expiration dès pièces
• collection intelligente des justificatifs clients lors de la souscription avec traitement des cas particuliers : nationalité étrangère, hébergement par un tiers, signataire non gérant, souscription via agent etc
• prélèvement automatique des redevances mensuelles client
• facturation automatique des clients

Oui, mais à quel tarif ?

L’affiliation DOMiCiLi permettant de souscrire de nouveaux clients sur la plateforme est gratuite pour les domiciliataires mais soumise à validation des justificatifs, entre autres agrément préfectoral et titre de propriété ou bail des locaux.

La commission DOMiCiLi est de 20% et comprend les frais Stripe : vous recevez donc 80% du montant facturé, net de frais, sur votre compte Stripe connecté.

Les engagements DOMiCiLi

A l’ère du tout numérique, DOMiCiLi modernise l’industrie de la domiciliation commerciale avec une charte :

• pas de frais cachés
• résiliation du contrat en un clic par le client, sans préavis avec effet à la fin du mois courant, après justification de changement d’adresse
• augmentation annuelle automatique de la redevance limitée aux taux officiel de l’inflation

Rejoindre DOMiCiLi, c’est donc s’engager sur un socle de bonnes pratiques de domiciliation et participer à la transparence pour mériter la confiance des DOMiCiLiés.

Ajoutez vos conditions particulières

Au delà des clauses standard DOMiCiLi, vous gardez la possibilité de compléter le contrat client à votre convenance pour peu que vos clauses ne contredisent pas les clauses standard. Ajouter un service de réexpédition de colis, personnaliser les frais de traitement impayé, etc est possible dans les conditions particulières. Nous conseillons d’appeler tout paiement complémentaire ponctuel en créant un lien de paiement Stripe. Dans le cas de prestations récurrentes mensuellement, nous prévenir pour création d’un produit dédié proposé lors de la souscription du domicilié.

Réduisez les erreurs de souscription et remboursements

Le processus de souscription DOMiCiLi permet de minimiser les incompréhensions mais aussi de réduire le risque d’erreur et de remboursement. Le client ne peut faire un paiement qu’une fois que son dossier a été validé. Le contrat ne peut être signé qu’après paiement reçu. Les dossiers incomplets, erronés ou irrecevables sont ainsi écartés avant de poser problème.

Recevabilité des dossiers

Avez-vous le droit d’accepter un établissement secondaire ? Avec ou sans bureaux ? Une personne physique, avec ou sans inscription au RM ou RCS ? Qu’en est-il si l’entreprise dispose déjà d’un bureau ou d’un local de stockage ? Quid des bureaux de liaison, succursales ou filiales en ce qui concerne les sociétés étrangères ?

Le formulaire de demande de contrat DOMiCiLi écarte pour vous les dossiers irrecevables d’un point de vue légal, pour une conformité qui démarre sur un bon pied.

Réduisez votre risque de non conformité

Collecter et tenir à jour les pièces légales obligatoires, c’est compliqué. DOMiCiLi vous aide à gérer les justificatifs et leur date d’expiration. Les clients sont notifiés s’il manque une pièce à leur dossier, et par anticipation en cas d’expiration prochaine.

Déclarez à votre SIE en 1 clic

Les domiciliataires sont tenus de déclarer aux Service des Impôts des Entreprises l’ensemble de clients domiciliés actifs, sur un rythme semestriel. Avec DOMiCiLi, exportez la liste de vos clients et pièces au format SIE pour vous acquitter de cette obligation en 1 clic.

Conformez vous à vos obligations de vigilance et d’initiative

La directive de la DGCCRF et de TRACFIN du 3 Novembre 2010 réglemente l’activité de domiciliation. Elle détaille les obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, issu notamment de tous types de trafics, escroqueries, délits, crimes, ou fraudes fiscales et contre le financement du terrorisme. Le non-respect de ses obligations par un domiciliataire est passible d’une amende de 1 500 € par dossier non-conforme, avec un risque de suspension ou de retrait de son agrément préfectoral.

Les domiciliataires sont ainsi tenus d’exercer une vigilance simple ou renforcée. Cette vigilance s’exerce dès avant la signature du contrat. Un questionnaire permet de clarifier les bénéficiaires effectifs d’un domicilié et de démarrer la relation commerciale avec un dossier client conforme aux obligations légales. La mise à jour annuelle des dossiers doit spécifiquement être à l’initiative du domiciliataire. Elle est facilitée avec des notifications automatiques pour collecte des pièces ou pour alerte en cas d’absence de mise à jour. En cas de suspicion de fraude, une déclaration est à faire auprès de la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF). Sur la plateforme DOMiCiLi, gérez facilement cette obligation de vigilance avec un classement en 3 niveaux de vigilance : simple, complémentaire ou renforcée. Exportez facilement l’ensemble des pièces requises en cas de déclaration.

Gérez à plusieurs utilisateurs

Pour un même bureau de domiciliation vous pouvez créer plusieurs utilisateurs qui accèdent aux mêmes client. Vous permettez ainsi à plusieurs personnes d’assurer le suivi et la gestion du compte. Dans le cas où vous gérez plusieurs adresses, il vous faudra créer autant de comptes domiciliataires que de bureaux, avec un agrément préfectoral pour chacun.

Comment utiliser la plateforme de gestion Domicili ?

Domicili vous permet de gérer vos contrats avec une interface simple. Voyez les questions fréquentes pour commencer à utiliser la plateforme.